Nebenkostenabrechnung erstellen lassen
Jedes Jahr derselbe Stapel Belege, dieselben Fragen, derselbe Zeitdruck. Ich übernehme die Nebenkostenabrechnung für Ihre Gewerbeimmobilie und für vermieteten Wohnraum. Sie liefern die Unterlagen, ich erstelle eine nachvollziehbare Abrechnung, die Sie Ihren Mietern erklären können.
Warum Eigentümer das abgeben
Zeit gespart
Sie sammeln die Belege, den Rest mache ich. Kein Abend mehr mit Tabellen und Rechnungsstapeln.
Persönlich betreut
Sie sprechen mit einer Person, die Ihr Objekt kennt. Rückfragen klären wir direkt am Telefon, ohne Warteschleife.
Sorgfältig gearbeitet
Ich orientiere mich an Ihrem Mietvertrag und an den geltenden Vorgaben, damit Ihre Abrechnung Bestand hat.
Nebenkosten oder Betriebskosten?
Im Alltag werden beide Begriffe gleich verwendet. Rechtlich ist der genauere Ausdruck Betriebskosten.
Gemeint sind laufende Kosten, die dem Eigentümer durch das Grundstück und den Gebrauch des Gebäudes entstehen und die nicht schon in der Miete enthalten sind. Die gesetzliche Grundlage bilden § 556 BGB und die Betriebskostenverordnung. Der Mieter zahlt darauf üblicherweise monatliche Vorauszahlungen, seltener eine Pauschale. Am Jahresende wird abgerechnet, es gibt eine Nachzahlung oder ein Guthaben.
In der Praxis unterscheidet man zwei Blöcke. Die warmen Betriebskosten umfassen Heizung und Warmwasser und werden verbrauchsabhängig abgerechnet. Die kalten Betriebskosten sind alles Weitere, etwa Grundsteuer, Müllabfuhr oder Treppenhausreinigung.
Wichtig für Gewerbeobjekte: Die Betriebskostenverordnung gilt für Wohnraum. Im Gewerbemietrecht haben die Parteien mehr Gestaltungsfreiheit, dort können über den gesetzlichen Katalog hinaus weitere Kostenarten vereinbart werden. Entscheidend ist deshalb immer, was in Ihrem Mietvertrag steht. Genau darauf schaue ich zuerst.
Welche Kosten auf Mieter umgelegt werden können
Grundlage ist der Katalog des § 2 der Betriebskostenverordnung. Die Kosten müssen laufend anfallen, einmalige Ausgaben und Reparaturen gehören nicht dazu.
Typische Positionen
Grundsteuer · Wasserversorgung und Entwässerung · Heizung und Warmwasser · Aufzug · Straßenreinigung und Müllbeseitigung · Gebäudereinigung und Schädlingsbekämpfung · Gartenpflege · Beleuchtung · Schornsteinreinigung · Sach- und Haftpflichtversicherung · Hauswart · Waschraum
Sonstige, nur bei Vereinbarung im Mietvertrag
Prüfung der Elektroinstallation · Reinigung von Dachrinnen und Lichtschächten · Wartung von Rauchwarnmeldern, Feuerlöschern, Blitzschutz und Rauchabzugsanlagen · Dachrinnenbeheizung. Diese Positionen sind nur umlagefähig, wenn sie im Mietvertrag ausdrücklich als sonstige Betriebskosten benannt sind.
Die Kosten für den Kabelanschluss dürfen seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr über die Betriebskosten auf Wohnraummieter umgelegt werden. Das frühere Nebenkostenprivileg ist entfallen. Wer diese Position noch abrechnet, riskiert Widerspruch.
Bei Gebäuden mit Erdgas oder Heizöl ist außerdem die Aufteilung der CO2-Kosten zwischen Vermieter und Mieter zu berücksichtigen.
Was der Eigentümer selbst trägt
Nicht auf die Mieter umlegen lassen sich Verwaltungskosten, also etwa Buchhaltung, Korrespondenz und Kontoführung, ebenso Instandhaltung und Instandsetzung, also Reparaturen, sowie Rücklagen und Mietausfälle. Werden solche Positionen mitabgerechnet, ist das ein häufiger Grund für Widersprüche.
Die Zwölfmonatsfrist
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Wird diese Frist versäumt, können Nachforderungen in der Regel nicht mehr durchgesetzt werden. Ein Guthaben muss dagegen weiterhin ausgezahlt werden. Diese Frist ist der wirtschaftlich wichtigste Punkt der ganzen Abrechnung, deshalb plane ich Ihren Termin rückwärts von dort.
Von den Belegen zur fertigen Abrechnung
Unterlagen sichten
Sie reichen Mietverträge, Belege und Verbrauchsabrechnungen ein. Ich sage Ihnen, was noch fehlt.
Kosten prüfen
Ich sortiere die Positionen und trenne umlagefähige von nicht umlagefähigen Kosten.
Verteilerschlüssel festlegen
Wohnfläche, Einheiten oder Verbrauch. Ich richte mich nach Ihrem Mietvertrag.
Abrechnung erstellen
Sie erhalten eine nachvollziehbare Abrechnung je Mietpartei, sauber aufgeschlüsselt.
Durchsprechen
Ich gehe das Ergebnis mit Ihnen durch, damit Sie jede Position erklären können.
Versand vorbereiten
Sie bekommen die fertigen Schreiben zum Versand an Ihre Mieter.
Geben Sie die Nebenkostenabrechnung ab
Sagen Sie mir kurz, um welches Objekt es geht und wie viele Einheiten abzurechnen sind. Ich melde mich mit einem konkreten Vorschlag.